共有フォルダの Access を何人かで使うと起きること

いちばん手軽な共有のしかた

Access のファイルを社内の共有フォルダに置き、みんなで開く。多くの職場で使われている形です。

Microsoft も、この方法は「いちばん簡単で、必要なものが少ない」と案内しています。一方で、何人もが同時にデータを変えるときの信頼性や、使える状態の保ちやすさに限りがある、とも書いています。

この記事では、何人かで使うと何が起きるのか、どう備えるのかを順に見ていきます。

起きること1：ロックで、待たされる

.laccdb というファイル

共有フォルダで Access のファイルを開くと、同じフォルダに、同じ名前で拡張子が .laccdb のファイルができます（古い .mdb 形式では .ldb）。これは「ロックファイル」と呼ばれます。

ロックファイルは、どのレコードを誰が編集中かを管理するためのものです。最後の人がファイルを閉じると、自動で消えます。

次のときは、消えずに残ります。

• 消す権限（削除の権限）がない人がいる
• データベースが「壊れている」と記録された

壊れたときに残るのは、そのとき誰が使っていたかの情報を残すためです。

編集がぶつかると

同じレコードを2人が同時に編集すると、「書き込みの競合」のメッセージが出ます。自分の変更を保存するか、捨てるかを選ぶことになります。

なお、ロックファイルの中身だけでは、今だれが使っているかは正確には分かりません。閉じた人の記録が、そのまま残ることがあるためです。

フォルダの権限に注意

何人かで使うなら、フォルダには読み取り・書き込み・作成の権限が全員に必要です。ロックファイルを作るためです。

起きること2：遅くなる

ファイルを丸ごと共有する形では、画面や帳票などの部品も含めて、ネットワークを通ってやり取りされます。そのため、動きが遅くなりがちです。

起きること3：ファイルが壊れることがある

Microsoft は、ネットワーク上のファイルを何人かが同時に編集すると、壊れるおそれが少しあると案内しています。長い文章の項目（長いテキスト型）をよく編集する場合や、長く使い続けるほど、おそれは大きくなります。

壊れるのは、データよりも VBA のコードやフォームのことが多いとされています。データが失われるのはまれで、多くはネットワークの切断などで途中になった、1人の最後の変更です。

置き場所にも注意が必要です。

• OneDrive や SharePoint のドキュメントライブラリから、Access のファイルを直接開くのは避けるよう案内されています。
• 拠点をまたぐ回線（WAN）越しに使う形も、遅くなり、壊れるおそれがあるとして避けるよう案内されています。

備え1：ファイルを分ける（分割）

Access には、ファイルを2つに分ける機能があります。

• バックエンド：データ（テーブル）だけを入れ、共有フォルダに置く
• フロントエンド：画面・帳票・クエリなどを入れ、一人ひとりの PC に置く

こうすると、ネットワークを通るのはデータだけになり、多くの場合、動きが速くなります。壊れることがあっても、多くはその人のフロントエンドのコピーで済みます。

分ける前には、必ずバックアップを取ります。バックエンドの場所は、ドライブ文字（Z: など）ではなく、\\サーバー名\フォルダ名 の形（UNC パス）で指定するよう案内されています。

備え2：バックアップと、最適化・修復

• バックアップは、使う人がいない時間に取り、そのコピーが開けるかまで確かめます。
• Access の「最適化と修復」は、ファイルを1人だけで開ける状態でないと実行できません。前もって、使う人に知らせておきます。
• 修復では、壊れたテーブルのデータの一部が切り捨てられることがあります。実行の直前にも、バックアップを取ります。

最適化と修復の詳しい話は、2GB の上限の記事にまとめています。

データを SQL Server や Web に移す目安

分割しても、ファイルを共有する仕組みであることは変わりません。次のようなときは、データの置き場所を変えることを考えます。

• 使う人が多い。 Access が同時に扱えるのは255人までです。Microsoft の古い技術資料では、データの追加や更新が多いなら、ファイル共有の形は25〜50人までにするのがよいとしています。
• 使いながらバックアップを取りたい。 SQL Server などのデータベースでは、使っている最中でもバックアップが取れます。
• 見せる範囲を分けたい。 データベースの多くは、アカウントごとに見られるテーブルを分けられます。
• 在宅やほかの拠点から使いたい。 この場合は、ブラウザで使える Web システムに移す方が合うことが多くなります。

当社の診断でも、3人以上で共有フォルダやクラウドに置いて使い、同時に使えない・遅い・壊れることがあるなら、Web に移す目安としています。ほかの目安は、直すか Web に移すかの判断表をご覧ください。

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