Access の 2GB の上限に近づいたら

Access のファイルは、2GB まで

Access のデータベース（.accdb・.mdb）の大きさには、上限があります。Microsoft の仕様では、テーブルやフォームなどのすべての部品とデータを合わせて、2GB まで（システムが使う分を除く）です。

ふだんは気にならない数字です。ただ、何年も記録をためていくと、近づいてくることがあります。

大きさの確かめ方

エクスプローラーでファイルを右クリックし、「プロパティ」を開くと、大きさが分かります。データを別のファイルに分けている場合は、データの入ったファイルを見ます。

まず、ファイルが大きくなる理由を知る

ファイルが大きくなるのは、データが増えたからとは限りません。

• Access は作業のために、隠れた一時的な部品を作ります。これが、要らなくなったあとも残ることがあります。
• 部品やデータを消しても、その分の場所は自動では空きません。

そのため、データの量のわりにファイルが大きい、ということが起こります。

できること1：最適化と修復

Access の「最適化と修復」を実行すると、使われていない場所を取り除いて、ファイルを小さくできます。動きがよくなることもあります。

開いているファイルなら、「ファイル」→「情報」にある、データベースの最適化（圧縮）と修復のボタンから実行できます。

実行の前に、次のことを確かめます。

• 直前にバックアップを取る。 修復では、壊れたテーブルのデータの一部が切り捨てられることがあります。
• 1人だけで開ける状態にする。 実行には、ファイルを1人で使える状態が必要です。使う人に前もって知らせます。
• 縮むのは「空き」だけ。 データそのものを圧縮するわけではありません。

閉じるたびに自動で最適化する設定（「閉じるときに最適化する」）もあります。ただ、何人かで使うファイルでは、一時的に使えなくなることがあるため、避けた方がよい場合があると案内されています。

最適化しても、データそのものが上限に近いなら、根本の解決にはなりません。

できること2：ファイルを分ける

Access には、データ（テーブル）だけのファイルと、画面や帳票などのファイルに分ける機能があります（分割）。データだけを1つのファイルにまとめられるので、扱いやすくなります。分割について詳しくは、共有フォルダの記事をご覧ください。

古い年度のデータを別のファイルに移して、上限を避ける方法もあります。ただ、年度をまたいだ集計や検索がしにくくなります。分けたファイルが増えるほど、管理の手間も増えます。

できること3：データを SQL Server に移す

画面や帳票は Access のまま使い、データだけを SQL Server に移す方法があります。Access からは、リンクテーブルとして SQL Server のデータを読み書きします。

Microsoft は、Access から SQL Server に移す理由として、2GB の上限や、同時に使える人数（255人まで）を挙げています。使っている最中でもバックアップが取れることも、利点として挙げられています。

移すときの主な注意点です。

• 移す前に、バックアップを取る。
• テーブルごとに、主キーを設定しておく。
• 添付ファイル型の項目があるテーブルは、Microsoft の移行ツール（SSMA）では移せない。

無料の SQL Server Express の上限

SQL Server には、無料で使える Express という版があります。ただし、1つのデータベースの大きさに上限があります。

データの量や、使う人の数に合わせて、版を選ぶ必要があります。

できること4：Web に移す

在宅やほかの拠点から使いたい、誰が見た・変えたかの記録が必要、という場合は、データの置き場所だけでなく、画面も含めて Web に移す方が合うことがあります。

当社の診断では、データのファイルが1GB 以上、または上限を避けるためにファイルを分けているなら、Web に移す目安としています。ほかの目安は、直すか Web に移すかの判断表にまとめました。

まずは、診断で目安を確かめる

「無料Web診断（Access版）」では、ファイルの大きさや利用人数などを選ぶと、直す・Web に移す・置き換えるのどれが合いそうかの目安が分かります。

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